Digitalizarea : prin semnatură electronică

Digitalizarea are un impact profund asupra tuturor sectoarelor de activitate, inclusiv a celui juridic și de afaceri. Unul dintre cele mai importante instrumente care facilitează această transformare este semnătura electronică. În contextul legislativ recent, marcat de intrarea în vigoare, în octombrie 2024, a Legii nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale și prestarea serviciilor de încredere bazate pe acestea, România se aliniază pe deplin la rigorile și oportunitățile oferite de Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS). Această aliniere pune capăt unei perioade de incertitudine, deschizând calea pentru ca anul 2025 să devină un punct de cotitură în adoptarea și utilizarea pe scară largă a semnăturii electronice în mediul de afaceri românesc.

Fundamentul juridic 

Pentru a înțelege pe deplin valoarea și utilitatea semnăturii electronice, este esențial să ne raportăm la cadrul legal care o definește și îi conferă efecte juridice. Conform art. 3 pct. 10 din Regulamentul eIDAS, "semnătura electronică" este definită ca fiind "date în format electronic, atașate la sau asociate logic cu alte date în format electronic și care sunt utilizate de semnatar pentru a semna". Acest cadru este fundamental neutru din punct de vedere tehnologic, ceea ce înseamnă că efectele juridice atribuite de eIDAS și Legea nr. 214/2024 pot fi realizate prin orice mijloc tehnic, cu condiția îndeplinirii cerințelor specifice fiecărei categorii de semnătură.

Legea românească, în acord cu eIDAS, clasifică semnăturile electronice în trei categorii principale, fiecare cu efecte juridice distincte și implicații specifice în ceea ce privește sarcina probei:

1. Semnătura electronică simplă

Aceasta reprezintă forma elementară a semnăturii electronice, ale cărei elemente constitutive nu îndeplinesc cel puțin una dintre condițiile cerute pentru o semnătură electronică avansată. Din punct de vedere juridic, un document electronic semnat cu o semnătură electronică simplă produce aceleași efecte juridice ca un înscris semnat olograf, în anumite condiții stricte prevăzute de Legea nr. 214/2024, art. 4 alin. (2). Aceste condiții includ:

• Actele patrimoniale evaluabile în bani, cu o valoare mai mică de jumătate din salariul minim brut pe economie.
• Recunoașterea înscrisului de către cel căruia îi este opus, recunoaștere ce poate rezulta și din executarea neechivocă a obligațiilor.
• Acordul expres al părților, în cazul profesioniștilor, printr-un înscris semnat olograf sau cu semnătură electronică calificată, prin care conferă semnăturii electronice simple efectele juridice ale semnăturii olografe. În situațiile în care aceste condiții nu sunt îndeplinite, înscrisul semnat cu o semnătură electronică simplă poate fi considerat început de dovadă scrisă, conform art. 4 alin. (4) din Legea nr. 214/2024.

Exemple de utilizare în practică: acceptarea termenilor și condițiilor pe o platformă online (prin "tick-box"), aprobări interne în sisteme ERM, recepționarea instrucțiunilor prin e-mail, sau un scan/poza unei semnături olografe.

2. Semnătura electronică avansată

Această categorie oferă un nivel sporit de încredere și securitate. Pe lângă cerințele generale ale unei semnături electronice, semnătura electronică avansată trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiții, conform art. 26 lit. (a)-(d) din Regulamentul eIDAS:

• Face trimitere exclusiv la semnatar.
• Permite identificarea semnatarului.
• Este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său.
• Este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată.

Similar semnăturii simple, documentul electronic semnat cu o semnătură electronică avansată produce aceleași efecte juridice ca un înscris semnat olograf, în cazurile prevăzute de art. 4 alin. (5) din Legea nr. 214/2024. Acestea includ situații în care actul juridic a fost semnat cu o semnătură electronică avansată creată cu un certificat emis de o autoritate publică sau un prestator de servicii de încredere calificat, recunoașterea documentului de către cel căruia îi este opus, sau acordul expres al părților.

Exemple de utilizare în practică: contracte care conțin clauze neuzuale în sensul art. 1203 din Codul Civil, contracte individuale de muncă în sensul art. 16 din Codul Muncii.

3. Semnătura electronică calificată

Aceasta reprezintă cel mai înalt nivel de securitate și încredere, fiind asimilată semnăturii olografe. Conform art. 3 pct. 12 din Regulamentul eIDAS, este o semnătură electronică avansată care este creată de un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat și care se bazează pe un certificat calificat pentru semnăturile electronice.

Efectele juridice ale semnăturii electronice calificate sunt substanțiale:

• Documentul electronic semnat cu o semnătură electronică calificată este asimilat, în ceea ce privește condițiile și efectele sale, cu înscrisul sub semnătură privată, conform art. 4 alin. (1) din Legea nr. 214/2024.
• Produce aceleași efecte juridice ca semnătura olografă pe hârtie, conform art. 25 alin. (2) din Regulamentul eIDAS.
• Semnătura electronică calificată bazată pe un certificat calificat emis într-un stat membru al UE este recunoscută ca atare în toate celelalte state membre, în virtutea principiului recunoașterii reciproce din Regulamentul eIDAS.

Exemple de utilizare în practică: contracte care conțin clauze neuzuale, contracte-cadru de prestare de servicii de plată conform Legii nr. 209/2019, contracte individuale de muncă.

Avantajele semnăturii electronice calificate

Un aspect  în dreptul civil și comercial este sarcina probei. În acest sens, Legea nr. 214/2024 introduce o diferențiere semnificativă:

• În cazul contestării semnăturii electronice calificate, sarcina probei privind încălcarea condițiilor legale și tehnice aparține celui care o contestă, conform art. 9 alin. (1) din Legea nr. 214/2024. Aceasta conferă o certitudine juridică sporită semnatarului.
• În privința semnăturilor electronice avansate și simple, sarcina probei este inversată, aparținând celui care invocă validitatea semnăturii, conform art. 9 alin. (2) din Legea nr. 214/2024. Verificarea validității se realizează prin modalități expres prevăzute de lege, inclusiv metode de validare disponibile public, validate de Autoritatea pentru Digitalizarea României.

Acest avantaj procedural al semnăturii electronice calificate poate fi un factor determinant pentru antreprenori, în special în domenii cu un risc litigios ridicat, sau în cazul tranzacțiilor de mare valoare. Costurile asociate emiterii unei semnături calificate pot fi considerate o investiție în reducerea riscurilor legale.

Contractarea la distanță și conceptul de suport durabil

Integrarea semnăturii electronice în mediul de afaceri românesc este inseparabilă de evoluția contractării la distanță. Aceasta din urmă, facilitată istoric de corespondența poștală, a fost transformată radical de mijloacele electronice, precum e-mailul sau platformele online. Legea nr. 365/2002 privind comerțul electronic definește "mijloacele electronice" ca fiind "echipamente electronice și rețele,utilizate pentru prelucrarea, stocarea sau transmiterea informației", iar contractele încheiate prin astfel de mijloace produc toate efectele recunoscute de lege, cu îndeplinirea condițiilor de validitate.

Un concept esențial în contextul documentelor electronice este cel de "suport durabil". Deși nu există o definiție unitară în Codul Civil sau Codul de Procedură Civilă, legislația specială, precum Legea nr. 209/2019 privind serviciile de plată sau O.U.G. nr. 50/2010 privind contractele de credit pentru consumatori, oferă clarificări. Un "suport durabil" este orice instrument care permite consumatorului să stocheze informații adresate personal, astfel încât acestea să fie accesibile pentru consultare pe o perioadă adecvată și să permită reproducerea fidelă a informațiilor.

Astfel, un document electronic stocat pe un suport durabil îndeplinește cerințele legale, cu condiția ca informația să fie personală, accesibilă și reproductibilă de către utilizator, fără posibilitatea de modificare a conținutului.

Art. 265 C. pr. civ. definește înscrisul ca "orice scriere sau altă consemnare care cuprinde date despre un act sau fapt juridic, indiferent de suportul ei material ori de modalitatea de conservare și stocare". În acest sens, art. 46 din Regulamentul eIDAS stipulează clar că unui document electronic nu i se poate refuza efectul juridic sau posibilitatea de a fi acceptat ca dovadă în procedurile judiciare doar pentru că este în format electronic.

În funcție de tipul de semnătură sau sigiliu electronic utilizat, documentele electronice pot fi asimilate cu diverse categorii de înscrisuri:

• Un document electronic generic, semnat sau nu, este asimilat cu înscrisul în formă electronică în sensul art. 267 C. pr. civ. (ex: solicitări interne, contracte cu scanuri de semnături olografe).
• Un document electronic semnat cu semnătură electronică calificată este asimilat cu înscrisul sub semnătură privată (ex: declarații pe propria răspundere, contracte cu clauze neuzuale).
• Un document electronic emis de o autoritate publică sau o persoană în exercitarea atribuțiilor de putere publică, semnat sau sigilat electronic calificat, este asimilat cu înscrisul autentic (ex: cazier fiscal, certificat constatator de la Registrul Comerțului).

Această corespondență este vitală pentru a determina dacă cerințele legale de formă ale unui act juridic pot fi îndeplinite prin intermediul unui document electronic.

Concluzie

Noul cadru legislativ, în special Legea nr. 214/2024, alături de Regulamentul eIDAS, oferă antreprenorilor români toate condițiile necesare pentru a adopta și integra semnătura electronică în fluxurile lor comerciale. Dincolo de recunoașterea și validarea juridică, semnătura electronică reprezintă un pilon esențial al strategiei de digitalizare a Uniunii Europene, menită să consolideze încrederea în standardele tehnice și să sprijine crearea unei Piețe Unice Digitale.