Importanța Know-how-ului

În tranzacțiilor de Fuziuni și Achiziții (M&A), procesul de due diligence impune o expunere semnificativă a informațiilor confidențiale și a know-how-ului unei companii. Protejarea acestor active intangibile devine esențială pentru a preveni riscurile de utilizare neautorizată, concurență neloială sau divulgare, indiferent de rezultatul negocierilor. 

Primul pas în protejarea eficientă este identificarea și clasificarea riguroasă a informațiilor care necesită protecție. Aceasta include, dar nu se limitează la:

• Know-how tehnic: Formule, procese de fabricație, desene tehnice, algoritmi, cod sursă, specificații de produse.
• Know-how comercial: Liste de clienți și furnizori, strategii de marketing și vânzări, date de piață, planuri de afaceri, informații financiare detaliate (costuri, marje de profit, previziuni).
• Informații de personal: Salarii, structura organizatorică, evaluări de performanță.
• Proprietate intelectuală: Brevete, mărci înregistrate, drepturi de autor, desene și modele industriale.
• Secret comercial: Orice informație care îndeplinește cumulativ condițiile de a fi secretă, de a avea valoare comercială pentru că este secretă și de a fi fost supusă unor măsuri rezonabile de păstrare a secretului de către deținătorul său legitim (Legea nr. 18/2021 privind protecția secretelor comerciale).

Pentru a asigura un cadru legal robust, companiile trebuie să utilizeze următoarele instrumente juridice:

1. Acorduri de Confidențialitate (NDA – Non-Disclosure Agreements):
   • Importanță: NDA-ul este cel mai important instrument legal în faza inițială a negocierilor de M&A. Acesta impune obligații de confidențialitate stricte părții care primește informațiile.
   • Clauze esențiale:
     • Definirea precisă a "Informațiilor Confidențiale": Este crucial ca această definiție să fie cât mai exhaustivă, incluzând toate tipurile de date menționate anterior.
     • Scopul Permis de Utilizare: Se va specifica clar că informațiile pot fi utilizate exclusiv în scopul evaluării potențialei tranzacții de M&A și nu pentru alte scopuri (ex: dezvoltare de produse concurente).
     • Excepții de la Confidențialitate: Se vor delimita cazurile în care informațiile nu sunt considerate confidențiale (ex: informații publice la momentul divulgării, informații obținute legal din alte surse).
     • Obligația de Păstrare a Secretului: Obligația de a nu divulga informațiile către terți, cu excepția personalului propriu care are nevoie să cunoască aceste informații (need-to-know basis) și care este, la rândul său, obligat la confidențialitate.
     • Returnarea sau Distrugerea Informațiilor: Prevederi clare privind returnarea sau distrugerea tuturor copiilor informațiilor confidențiale la încheierea negocierilor sau la cererea părții divulgatoare.
     • Perioada de Valabilitate: Termenul pe care se menține obligația de confidențialitate (de obicei 2-5 ani, dar pentru know-how și secrete comerciale, ar trebui să fie pe o perioadă nedeterminată sau pe durata existenței secretului).
     • Sancțiuni pentru Încălcare: Clauze penale, despăgubiri, posibilitatea solicitării de măsuri asigurătorii sau injunctions.
     • Legea Aplicabilă și Jurisdicția: Desemnarea legii aplicabile contractului și a instanțelor competente.
2. Acorduri de Neconcurență și Nesolicitare (Non-Compete and Non-Solicitation Agreements):
   • Deși adesea parte a tranzacției finale, aceste clauze pot fi incluse și în NDA-uri sau în acorduri premergătoare, mai ales când se implică persoane cheie cu acces la informații critice. Acestea împiedică partea potențial achizitoare să concureze direct sau să angajeze personal cheie al companiei țintă pentru o anumită perioadă după încetarea negocierilor.
3. Clauze de Confidențialitate în Contractele de Muncă și Acordurile cu Colaboratorii:
   • Este fundamental ca angajații și colaboratorii care au acces la know-how și informații sensibile să fie legați prin obligații de confidențialitate robuste, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia. Aceste clauze trebuie să fie specifice și să definească clar informațiile protejate.

Pe lângă cadrul legal, adoptarea unor măsuri interne este crucială pentru a demonstra diligența în protejarea informațiilor (un aspect cheie în cazul unui litigiu privind secretul comercial):

• Virtual Data Room (VDR): Utilizarea unui VDR securizat pentru partajarea documentelor în timpul due diligence-ului permite un control granular asupra accesului, monitorizarea activității utilizatorilor și implementarea de măsuri de securitate (ex: interzicerea download-ului, watermarking).
• Politici Interne Stricte: Implementarea și comunicarea unor politici clare privind gestionarea informațiilor confidențiale, accesul la date, utilizarea echipamentelor IT și a rețelelor.
• Conștientizarea Angajaților: Sesizări periodice și traininguri pentru angajați privind importanța confidențialității și consecințele divulgării neautorizate.
• Controlul Accesului Fizic și Digital: Restricționarea accesului la documente și sisteme informatice sensibile doar pentru personalul autorizat.
• Criptarea Datelor și Backup-uri Securizate: Măsuri tehnice de protecție a datelor stocate și transmise.

Concluzie 

Protejarea know-how-ului și a informațiilor sensibile înaintea și pe parcursul negocierilor de M&A nu este doar o cerință legală, ci o strategie fundamentală pentru menținerea valorii și a avantajului competitiv al unei companii. O abordare proactivă, ce combină instrumente juridice solide cu măsuri organizaționale și tehnice riguroase, este indispensabilă pentru a naviga cu succes prin complexitatea tranzacțiilor M&A și pentru a salvgarda patrimoniul intangibil al entității. Neglijența în acest domeniu poate duce la pierderi financiare semnificative, litigii costisitoare și afectarea ireversibilă a reputației.